Dlaczego jedna firma IT jest lepszym rozwiązaniem niż kilku różnych dostawców?

W skrócie

• Jeden dostawca IT skraca czas reakcji na awarię, bo nie trzeba ustalać, który z kilku dostawców odpowiada za dany problem.
• Konsolidacja usług u jednego dostawcy ma sens tylko wtedy, gdy poszczególne elementy infrastruktury da się w razie potrzeby wymienić bez przebudowy całego środowiska.
• Firmy korzystające z kilku niezależnych dostawców częściej trafiają na luki odpowiedzialności, które ujawniają się dopiero w trakcie awarii.
• Umowa z jednym partnerem IT powinna jasno określać zakres odpowiedzialności, żeby uniknąć uzależnienia od dostawcy bez możliwości negocjacji.

Co się dzieje, gdy awarią zajmuje się kilku dostawców naraz?

Gdy awarią zajmuje się kilku dostawców naraz, pierwsze godziny zwykle schodzą na ustalenie, po czyjej stronie leży problem, zanim ktokolwiek zacznie go realnie naprawiać. Dostawca sprzętu wskazuje na oprogramowanie, dostawca oprogramowania na konfigurację sieci, a firma zostaje z awarią, która trwa dłużej niż mogłaby, gdyby odpowiadał za nią jeden zespół.

Ten problem nie wynika ze złej woli żadnej ze stron, tylko z naturalnej granicy odpowiedzialności każdego kontraktu. Dostawca odpowiada wyłącznie za to, co jest zapisane w jego umowie, więc styk między dwoma systemami bywa obszarem, za który formalnie nie odpowiada nikt.

Czy konsolidacja u jednego dostawcy zawsze się opłaca?

Konsolidacja u jednego dostawcy nie zawsze się opłaca, zwłaszcza gdy oznacza pełne uzależnienie od jednej firmy bez możliwości wymiany pojedynczych elementów infrastruktury. Ważniejsze od samej liczby dostawców jest to, czy poszczególne usługi da się w razie potrzeby zastąpić bez przebudowy całego środowiska.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy dostawca oferuje atrakcyjny pakiet łączący kilka usług w jednym kontrakcie, a po pewnym czasie okazuje się, że zmiana platformy wymaga więcej czasu i kompetencji, niż firma zakładała na starcie. Dobra umowa z jednym partnerem IT powinna jasno określać, co się dzieje w momencie zakończenia współpracy, zanim w ogóle do tego dojdzie.

Kiedy jeden partner IT rzeczywiście upraszcza zarządzanie?

Jeden partner IT rzeczywiście upraszcza zarządzanie wtedy, gdy przejmuje pełną odpowiedzialność za spójność środowiska, od sieci, przez serwery, po stanowiska pracowników i bezpieczeństwo danych. Firma zgłasza jeden problem do jednego miejsca, zamiast diagnozować najpierw, którego dostawcy w ogóle dotyczy.

• Jeden punkt kontaktu dla wszystkich zgłoszeń. Pracownicy zgłaszają problem bez konieczności ustalania, który dostawca za niego odpowiada.
• Spójny obraz całej infrastruktury. Zespół, który zarządza siecią, serwerami i bezpieczeństwem jednocześnie, szybciej widzi zależności między nimi.
• Jedna umowa i jeden poziom odpowiedzialności. Zakres wsparcia i czas reakcji są ustalone raz, zamiast negocjowane osobno z każdym dostawcą.
• Łatwiejsze planowanie budżetu IT. Koszty utrzymania infrastruktury IT są przewidywalne, bez rozproszenia po kilku różnych fakturach i umowach.

W MetroIT taki model obejmuje outsourcing IT, opiekę nad siecią, administrację serwerami i cyberbezpieczeństwo w ramach jednej współpracy, co pozwala klientowi zgłaszać każdy problem w jedno miejsce, niezależnie od tego, gdzie faktycznie leży jego przyczyna.

Jak rozpoznać dostawcę IT, od którego trudno będzie odejść?

Dostawcę, od którego trudno będzie odejść, rozpoznaje się już na etapie umowy, nie dopiero w momencie próby zmiany. Sygnałem ostrzegawczym jest brak jasnych zasad dotyczących przekazania dokumentacji, haseł i dostępów w razie zakończenia współpracy.

Kolejnym sygnałem jest infrastruktura zbudowana wyłącznie na rozwiązaniach własnych jednego dostawcy, bez standardowych, powszechnie znanych technologii, które mógłby przejąć kolejny zespół. Firma powinna zawsze umieć odpowiedzieć na pytanie, co dokładnie stałoby się z jej danymi i systemami, gdyby współpraca z obecnym dostawcą IT musiała się nagle zakończyć.

Co powinna zawierać umowa z jednym dostawcą IT?

Umowa z jednym dostawcą IT powinna precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności, czas reakcji na zgłoszenia oraz zasady dotyczące dokumentacji i dostępów. Bez tych zapisów firma dowiaduje się o rzeczywistym zakresie wsparcia IT dopiero w momencie, gdy coś przestaje działać.

Równie ważne są zasady związane z zakończeniem współpracy, w tym termin i format przekazania danych, konfiguracji oraz haseł do systemów. Dostawca, który unika rozmowy o tych warunkach na etapie podpisywania umowy, rzadko chętnie je spełnia później, gdy faktycznie przychodzi taka potrzeba.

Jak wygląda współpraca z jednym dostawcą IT w MetroIT?

Klienci MetroIT mają jeden punkt kontaktu dla wszystkich zgłoszeń związanych z infrastrukturą, niezależnie od tego, czy dotyczą sieci, serwerów, stanowisk pracowników czy bezpieczeństwa danych. Reagujemy zarówno zdalnie, jak i na miejscu w siedzibie klienta, w zależności od charakteru problemu.

Zakres odpowiedzialności ustalamy na starcie współpracy, więc klient dokładnie wie, czego może od nas oczekiwać i w jakim czasie. Dla firm, które wcześniej korzystały z kilku niezależnych dostawców, największą zmianą bywa właśnie to, że nikt już nie musi ustalać, kto odpowiada za dany problem.

Podsumowanie

• Kilku niezależnych dostawców IT oznacza zwykle więcej czasu na ustalenie odpowiedzialności za awarię, nie mniej problemów.
• Konsolidacja u jednego dostawcy ma sens, gdy poszczególne elementy infrastruktury wciąż da się wymienić bez przebudowy całego środowiska.
• Umowa z jednym partnerem IT powinna jasno określać zasady zakończenia współpracy, zanim do niego dojdzie.